Moderniser ses méthodes de travail à l’aide d’une application mobile

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l est parfois difficile de savoir dans quelle direction regarder lorsqu’il est question d’améliorer ses outils de gestion et de ses méthodes de travail. En tant que leader, vous devez suivre la tendance et vous familiariser aux nouvelles méthodes afin de ne pas être écrasé par la concurrence.

Une vaste majorité d’entreprises tombe dans le piège d’adopter la “bonne vieille méthode” trop longtemps, au point où il devient trop tard et trop coûteux pour s’adapter aux nouvelles technologies. L’entreprise utilisant des méthodes obsolètes se voit donc dépasser par des organisations plus jeunes, ayant sous leur nez une connaissance technologique plus flexible qui s’adapte au monde d’aujourd’hui et de demain. La solution, c’est l’adaptation. Depuis quelques années, la modernisation des méthodes de travail en entreprise à l’aide d’une application mobile est une solution à portée de la main. Il y a certes des coûts de développement et de maintenance, mais quand est-il de vos dépenses actuelles en matière d’article de bureau, de gestion de formulaires incompréhensibles, d’erreurs de saisies, d’heures supplémentaires et autres dépenses futiles? Vous êtes gagnant d’avoir comme outil de travail une solution mobile adaptative qui vous fait gagner du temps.

 

De conservateur à innovateur

De nos jours, la mobilité fait partie de notre mode de vie et notre téléphone intelligent nous permet de nous connecter au monde entier en quelques secondes. Selon les statistiques recensées par le site comscore.com en 2017, les gens passent en moyenne 2,8 heures* par jour sur leur appareil, et ce chiffre grandit d’année en année. L’homme moderne a pris l’habitude d’utiliser quotidiennement un appareil mobile et il voit maintenant cet outil comme une extension de la main.

Tout comme le particulier, votre entreprise doit tirer profit de ce changement et adapter ses méthodes. Vous devez offrir une solution mobile qui, sans compter le temps que vous gagnerez, vous permettra de conserver un avantage concurrentiel face à vos compétiteurs, mais également de séduire une toute nouvelle génération de client.

 


Comprendre par l’exemple

Pour vous aider à comprendre ce qu’une application mobile pourrait faire pour vous, nous prendrons, à titre d’exemple, une entreprise fictive du nom de Betasphalte.

Betasphalte se spécialise dans le domaine du pavage résidentiel, commercial et municipal. Ils effectuent la mise en place du type de pavage nécessaire selon le stationnement (commercial, résidentiel, routes, etc.) et l’utilisation que le client en fait.


 

1.  Méthode actuelle – Formulaire de soumission client version papier

 

1. Méthode de travail actuelle de l’entreprise

L’entreprise utilise actuellement une méthode de soumission sous forme de formulaire papier. Marc, l’un des représentants aux ventes, se déplace chez le client pour discuter avec lui, puis remplit un formulaire papier basé sur les besoins du client. Il apporte également des catalogues de produits et matériaux afin de les présenter au client. De retour au bureau quelques heures plus tard, il transmet le formulaire manuscrit à Marie-France, la personne responsable d’établir une soumission. Elle transcrit le formulaire à l’ordinateur, envoie par la suite la soumission  par courriel au client, puis trie le formulaire dans un classeur.

 

 

2. Solutions proposées par Nomade Solutions Mobiles – Application Mobile iOS / Gestionnaire de soumissions

 

2. Solution proposée

Afin d’offrir un service exemplaire, nos conseils dirigent l’entreprise à se munir d’une dizaine d’iPad, fournis aux représentants des ventes, sur lesquels ils pourront utiliser l’application Betasphalte . L’application, développée spécifiquement en fonction des besoins de l‘entreprise, a pour fonction d’aider un représentant à effectuer une soumission plus facilement, plus rapidement, et de fournir une estimation directement chez le client.

Dorénavant, Marc peut accéder au répertoire client ou  créer une soumission en quelques secondes à même la tablette. Ses catalogues de produits et de matériaux sont maintenant intégrés à l’application, ce qui lui évite de déplacer avec lui les cartables d’échantillons. En fonction des mesures du chantier ainsi que des matériaux souhaités par le client, l’application calcule automatiquement une estimation des coûts matériels pour le projet. Marc pourra également ajouter des photos du chantier au formulaire, prises à même l’appareil photo de l’appareil.

Une fois le formulaire dûment rempli, Marc est en mesure de donner sur place le coût exact des travaux à effectuer. Pour clore l’entente, il fait signer le contrat au client à même la tablette. Le client, ainsi que Marie-France, reçoit par la suite un courriel comprenant un résumé de l’entente de service, ainsi que toutes les informations nécessaires relatives aux travaux.

 

En plus d’accélérer la saisie et la transcription de l’information, l’application mobile permet maintenant à Betasphalte:

  • De standardiser ses méthodes de travail;
  • D’accélérer le temps de livraison d’une soumission, en offrant maintenant la possibilité d’obtenir un prix sur place;
  • D’augmenter le nombre de visites d’un représentant chez des clients dans la même journée, augmentant sa productivité;
  • D’améliorer le service client, en réduisant considérablement le temps d’attente pour recevoir la visite d’un représentant;
  • D’établir une connexion à l’infrastructure existante au sein de l’entreprise, minimisant les coûts et efforts à long terme;
  • D’effectuer un suivi par géopositionnement en temps réel des équipes de travail et de l’équipement;
  • D’améliorer la qualité des communications entre les équipes;
  • De conserver les dossiers clients sur un serveur virtuel plutôt que dans des classeurs physiques, réduisant considérablement l’espace de stockage dans les bureaux;
  • D’accélérer la recherche d’information et la classification de dossier (notes, soumissions et factures);
  • De réduire l’empreinte écologique de l’entreprise, en réduisant sa consommation de papier à l’aide d’un système 100% informatisé;
  • De démontrer aux clients le professionnalisme de l’entreprise. Ce petit détail permet aux clients de se donner une idée sur la bonne qualité du service avant même de signer un contrat de service.

Qu’en est-il des besoins de votre entreprise?

Il est important de tenir ses méthodes de travail à jour. Une application mobile permet de rediriger une bonne partie de vos outils déjà existants au même endroit, simplifiant le processus et le nombre d’étapes à suivre. Sachez que tout est possible et qu’en fonction de vos besoins, une multitude de fonctionnalités différentes pourrait faire partie de votre solution mobile, tel que:

  • La réception de paiement via votre application;
  • Une banque de donnée statistique;
  • L’obtention de bon de commande;
  • Le suivi et progression du travail de vos équipes;
  • La consultation de vos cédules de travail;
  • Demandez-nous pour plus de solutions!

 

Qu’elle soit développée pour une tablette numérique ou bien un téléphone intelligent, l’application mobile est l’un des outils de travail moderne le plus efficace pour améliorer les méthodes de travail de votre entreprise. Vous pensez qu’une application mobile est l’outil dont vous avez besoin?

N’hésitez pas à nous contacter par téléphone, par courriel ou via notre site web afin de discuter de solutions qui font la différence!

 

*Sources: https://www.comscore.com/Insights/Blog/Mobile-Matures-as-the-Cross-Platform-Era-Emerges